Wat kost een feestlocatie huren?

Foto: Plantentuin Merksplas

Een feestlocatie is voor de meeste mensen de eerste en grootste knoop die ze doorhakken bij het plannen van een feest. Maar "wat kost een zaal huren?" is een vraag zonder één concreet antwoord: een polyvalente zaal en een kasteel verschillen enorm in prijs. Toch zijn er duidelijke patronen. In dit artikel ontdek je de richtprijzen, wat die bepaalt, en waar je op moet letten om niet voor verrassingen te staan.

Wat kost het om een feestzaal te huren?

Er bestaat geen vaste prijs voor een feestzaal, maar op basis van de Belgische markt zien we duidelijke prijscategorieën:

• Kleine zaal (tot ongeveer 40 gasten): €150 à €500 per dagdeel of avond
• Middelgrote zaal (40 à 100 gasten): €800 à €2.500 per dagdeel of avond
• Grote of exclusieve feestlocatie (100+ gasten, of een iconische locatie zoals een kasteel, museum of statig herenhuis): €1.500 à €8.000, en bij absolute toplocaties soms nog meer

In steden zoals Antwerpen, Brussel of Gent liggen de prijzen doorgaans hoger dan op het platteland, en een iconische of gegeerde locatie vraagt vaak een stevige meerprijs t.o.v. een eenvoudigere polyvalente zaal. Dit is puur de zaalhuur: catering, drank, decoratie en personeel zitten hier meestal niet in, tenzij je kiest voor een all-in pakket (zie verder).

Welke factoren bepalen de huurprijs van een feestlocatie?

De prijs van een feestlocatie wordt vooral bepaald door:

• Het type locatie: Een kasteel, museum of exclusieve eventlocatie kost doorgaans een veelvoud van een buurthuis of polyvalente zaal.
• De capaciteit: Hoe meer gasten een locatie kan ontvangen, hoe hoger de huurprijs meestal ligt.
• De ligging: Locaties in en rond grote steden zijn doorgaans duurder dan locaties op het platteland.
• De dag en het seizoen: Een zaterdag in het hoogseizoen (mei-september) is doorgaans duurder dan een weekdag in de winter.
• Wat er inbegrepen is: Een lege zaal is goedkoper dan een locatie met basisuitrusting, bediening of een all-in formule.
• Het cateringbeleid: Locaties die met een vaste (in-house) cateraar werken, verrekenen soms een deel van de cateringmarge in de zaalprijs; bij locaties die vrij zijn van catering betaal je meestal enkel de zuivere zaalhuur.

Hoe duur is een feest voor 100 personen?

Voor 100 gasten kom je meestal uit bij een middelgrote tot grote feestlocatie. De zaalhuur alleen kan daarbij variëren van ongeveer €1.000 tot €8.000, afhankelijk van het type locatie: van een eenvoudige polyvalente zaal tot een exclusieve of iconische locatie zoals een kasteel of museum. Let op: dit is de kostprijs van de ruimte, niet van het volledige feest. Het totaalbudget van een feest voor 100 gasten (inclusief catering, drank en eventuele extra's) ligt aanzienlijk hoger en hangt sterk af van je keuzes op vlak van eten, drank en aankleding.

Wat zit er meestal inbegrepen bij het huren van een locatie (en wat niet)?

Meestal inbegrepen bij pure zaalhuur:

• gebruik van de ruimte gedurende de afgesproken periode
• basisverlichting en verwarming
• basisuitrusting zoals tafels en stoelen (niet overal, vraag dit na)
• een forfait voor energieverbruik

Vaak niet inbegrepen, en apart aangerekend of zelf te voorzien:

• catering en drank
• bediening of extra personeel
• decoratie en aankleding
• extra kuisuren bovenop de standaardopkuis
• SABAM en billijke vergoeding wanneer er muziek gespeeld wordt

Vraag daarom altijd een gedetailleerde offerte op en laat je niet enkel leiden door het basistarief.

Wat is het verschil tussen zaalhuur en een all-in pakket?

Bij pure zaalhuur betaal je enkel voor het gebruik van de ruimte. Je regelt catering, drank, decoratie en eventueel personeel zelf, via leveranciers naar keuze.

Bij een all-in pakket biedt de locatie een totaalformule aan: zaal, catering, drank en vaak bediening zitten in één prijs per persoon of één totaalbedrag. Dat is makkelijker om te plannen en te vergelijken, maar geeft je minder vrijheid in de keuze van je leveranciers. Welke optie het voordeligst is, hangt af van hoeveel controle je wil over je budget en leveranciers.

Moet je een waarborg betalen?

Bij vrijwel elke feestlocatie moet je een waarborg betalen, meestal tussen €150 en €500, en soms hoger bij grotere of luxueuzere locaties. Deze waarborg dient als bescherming voor de locatie tegen schade of extra kosten, bijvoorbeeld een hoger energieverbruik of extra kuisuren dan voorzien. Na het event, en als alles in orde is, krijg je de waarborg terugbetaald. Vraag altijd na binnen welke termijn dat gebeurt en wat er precies van de waarborg kan worden ingehouden.

Zijn er verborgen of bijkomende kosten?

Niet noodzakelijk verborgen, maar wel vaak over het hoofd gezien:

• Energieverbruik: sommige locaties rekenen elektriciteit en verwarming apart af boven een bepaald forfait.
• Extra kuisuren: als de locatie niet netjes genoeg wordt achtergelaten, kunnen extra kuisuren aangerekend worden.
• SABAM en billijke vergoeding: verplicht wanneer er muziek gespeeld wordt, en niet altijd inbegrepen in de huurprijs.
• Annuleringskosten: afhankelijk van hoe kort voor het event je annuleert (zie ons artikel over het boeken van een feestlocatie).

Vraag daarom steeds een volledig gespecificeerde offerte en overloop samen met de locatie wat er wel en niet inbegrepen is, vóór je boekt.

Ga je een locatie bezichtigen? Dan is het net op dat moment dat je dit soort verborgen kosten kan uitsluiten, ontdek welke vragen je daarbij zeker stelt.

14 vragen die je zeker stelt bij een bezoek aan je trouwlocatie

Op zoek naar de ideale feestlocatie voor jouw budget? Vergelijk feestlocaties op Salino en vraag vrijblijvend offertes aan.

Vind jouw ideale locatie