Verjaardagsfeest organiseren: stappenplan | Salino

Locatie: Het Goed van Gothem

Tijd om een verjaardagsfeestje te organiseren voor jezelf of een geliefde? Of je nu een speciale verjaardag viert of een heel bijzondere jarige in de bloemetjes wilt zetten: in dit artikel ontdek je precies hoe je dat aanpakt. In 5 overzichtelijke stappen plan jij een onvergetelijk verjaardagsfeest, precies zoals jij dat wilt. Voor jezelf, je lief, je mama of papa, of iemand die je gewoon heel graag ziet. Let’s go! 

Stap 1: Waar, wanneer en met wie vier je de verjaardag?

Zo’n 2 maanden voor het verjaardagsfeest begin je met de logistieke kant van de zaak.

In deze eerste stap bepaal je:

• Wie (en hoeveel mensen) je uitnodigt
  
• Of je de jarige de dag zelf verrast of van in het begin betrekt bij het organiseren van het verjaardagsfeest
• Wanneer het feest doorgaat (op de verjaardag zelf? Of liever op een datum die voor zoveel mogelijk gasten past?)
• Waar je het feest viert
• Of je de verjaardag volledig zelf organiseert, helpende handen inschakelt, of een eventplanner inschakelt.

Tip: Denk in deze stap ook alvast na over je feestbudget. Dat budget maakt het organiseren van een verjaardagsfeest wat eenvoudiger: de kosten blijven binnen de perken én je budget gidst je doorheen je keuzes.

1. Wil je een klein of groot verjaardagsfeest geven?

… En dan doelen we niet alleen op het gastenaantal. Vier je de verjaardag doorheen de dag (met bijvoorbeeld wat leuke hapjes en drankjes) of organiseer je liever een heus avondfeest met diner, dessert en versnaperingen voor tussendoor? 

Naast het aantal gasten spelen de duur van het feest en het aantal maaltijden dat je aanbiedt een grote rol in de omvang van het verjaardagsfeest. Dat heeft dan weer gevolgen voor je budget, de locatie en de nodige voorzieningen. 

2. Wat zijn leuke plekken om je verjaardag te vieren?

Vier je thuis (ideaal voor een intiem, gezellig verjaardagsfeestje) of boek je een heuse feestzaal? 

Op ons platform vind je in een mum van tijd de ideale locatie voor jouw feest. Met ons handige filtersysteem ga je heel eenvoudig en gericht op zoek naar de perfecte locatie. Enkele zaken waar je alvast over kunt nadenken:

• Volledig indoor, of graag ook een outdoor gedeelte?
• Met of zonder eigen catering?
• Met of zonder overnachting?
• Heb je graag ruimte voor een dansfeest of optreden?
• Organiseer je een feest zonder, met of misschien zelfs voor kinderen?

Tip: Boek je locatie goed op tijd. Zo verzeker je dat je favoriete feestzaal nog beschikbaar is én heb je genoeg tijd om het feest tot in de puntjes te plannen. 

Bekijk hier de mooiste feestlocaties in Vlaanderen

3. Optie: verjaardagsfeest laten organiseren

Vier je een extra speciale verjaardag? Nodig je heel wat gasten uit? Of wordt je graag volledig ontzorgd? Dan is het leuk om samen te werken met een professionele eventstylist of eventplanner. 

Feestzaal Vaernewijck, 't Oudt School, Hoogtij, Epiphany's Kitchen

Stap 2: Aan tafel! 

De catering vormt, als je het ons vraagt, het hart van elk feest. Weinig dingen brengen mensen dichter bij elkaar dan een gezamenlijke maaltijd of geen gezellig hapje en drankje. Werk je samen met een professionele cateraar of foodtruck? Dan boek je die liefst een maand of 2 op voorhand.

Pssst.. Benieuwd welk soort catering bij jouw event past? Ontdek hier alles over de 8 types catering en wanneer welk soort catering het meest geschikt is. 

Welk soort catering je ook kiest en wat voor maaltijden je ook aanbiedt: je hebt als host de volledige controle over het menu. We verdeelden de mogelijkheden in 3 categorieën:

1. Zelf kokkerellen

Wie graag in de keuken staat - en geen honderd gasten uitnodigt - kan zeker overwegen om zelf aan het kokkerellen te slaan. Je hebt als organisator de volledige controle (maar ook de volledige verantwoordelijkheid) over het menu.

Begin goed op voorhand met plannen en vraag waar mogelijk/nodig om hulp. Vele handen maken licht werk!

2. Catering of chef aan huis

Elegant cateren doe je met een cateraar. Je vindt ze in alle vormen, formaten en smaken: van chefs die, voor jou en een klein groepje gasten, bij je thuis komen koken tot cateraars die volledige menu’s verzorgen voor een groot aantal gasten. Match met je nieuwe favoriete cateraars op Salino. 

Tip: Boekte je een eventlocatie? Bekijk dan zeker ook de in-house cateringopties. Toch liever je eigen cateraar ter plaatse? Maak dan goede afspraken met de locatiebeheerder.

Catering Tapas La Qia, ChefJochen, Morso Catering, Jörd Catering

3. Verjaardag met foodtruck aan huis of op locatie

Mag het wat losser? Dan is een verjaardagsfeest met een of meerdere foodtrucks een heerlijk idee. Ideaal voor een ontspannen verjaardagsfeestje: boek hier je favoriete type foodtruck(s), stel samen met de uitbater een feestmenu op, sit back, en relax!

Pssst… Nood aan inspiratie? Lees hier meer over de verschillende types foodtruck. 

Wafels en Zo, Dolcetto, Cropains, ELGA on Wheels

Stap 3: De aankleding van het verjaardagsfeest

Met een eventlocatie en de juiste catering heeft je feest al vorm gekregen. Tijd om de puntjes op de i te zetten! 

1. Thema en decoratie: inspiratie

Een thema is geen must voor een geslaagd verjaardagsfeestje, maar geeft je wel een handige leidraad bij de organisatie. Je kiest helemaal zelf welke richting je op gaat. 

Leun je aan tegen de setting of eventlocatie waar het feest doorgaat? Ga je helemaal over the top met een jaren ‘80 disco feest of een casino-avond in jaren ‘20 stijl? Of ben je helemaal niet zo’n fan van thema’s? Geen zorgen: je maakt het verjaardagsfeest zo subtiel, extravagant, luxueus of casual als je zelf wilt. Huur de ideale aankleding voor elk feest bij Salino. 

2. Eventfotograaf voor je verjaardag

Op een onvergetelijke avond mag een eventfotograaf niet ontbreken. Boek je professional op tijd, zo’n 1 à 2 maanden voor het verjaardagsfeest. 

3. Verjaardagsfeest met of zonder dresscode 

Een dresscode zorgt er niet enkel voor dat die verjaardagsfoto’s helemaal on point zijn, maar kan ook zorgen voor extra samenhang tussen al je gasten. Laat je inspireren door de eventlocatie, het thema of geef je fantasie de vrije loop. 

4. Entertainment: wat zijn leuke dingen om te doen tijdens een verjaardagsfeest?

Gewoon gezellig tafelen en bijpraten, of mag het toch net een beetje meer zijn? Enkele van onze favoriete verjaardagsactiviteiten:

• Muziek. Een live DJ, band of zanger(es) en je avond is gegarandeerd een hit.
  
• Speeches. Misschien zelfs in samenwerking met een professioneel speechschrijver?
• Spelletjes. Een beetje competitie zorgt voor extra vuur!
• Workshop. Laat je creativiteit de vrije loop, maak samen een leuk aandenken aan het verjaardagsfeest, of leer een nieuwe skill.

Bekijk al onze entertainers hier. 

Verhalenboetiek, Claqueurs, LA LUXURY, GetSomeWine

Stap 4: You’re invited!

Ongeveer een maand voor het verjaardagsfeest is het hoog tijd om je gasten uit te nodigen. Komen je gasten van ver of organiseer je een groot verjaardagsfeest? Dan stuur je de uitnodigingen best al wat vroeger.

Stuur je een eenvoudige e-mail, maak je een WhatsApp-groep aan of doe je er een schepje bovenop met professioneel ontworpen uitnodigingen? Aan jou de keuze!

Tip: Met een RSVP roep je de genodigden op om hun aan- of afwezigheid op je feest te bevestigen. Cruciale informatie voor je cateraar!

Stap 5: De laatste details regelen

Zo’n 1 à 2 weken voor het feest regel je de laatste details:

• Breng eventuele buren op de hoogte als je thuis viert
• Kies je feestoutfit (en ga misschien zelfs nog even langs de kapper?)
• Finaliseer je gastenlijst
• … En breng je cateraar of foodtruck op de hoogte van het uiteindelijke gastenaantal

Een onvergetelijke verjaardag organiseren? Dat begint bij Salino!

Bij Salino weten we het als geen ander: een zalig feest organiseren is geen koud kunstje - maar wel ontzettend leuk. Op zoek naar de ideale locatie, cateraar, fotograaf of andere eventprofessionals? Druk snel op onderstaande knop, vind de professionals die je zoekt en organiseer een heerlijk verjaardagsfeest!

Organiseer een pracht van een verjaardag met Salino