Dossier - Trouwen in tijden van corona

Tips en Trends

Naar aanleiding van ons webinar ontvingen we bij Salino enorm veel vragen van trouwkoppels over ‘hun trouwfeest en corona’. Vele van die vragen werden tijdens het webinar al beantwoorden door Sophie en Armando van Art of Events. Maar voor vele andere vragen was er geen tijd meer. 

Daarom brengen we in dit uitgebreide artikel nog eens alle meest gestelde vragen samen en bieden we jou tips en inspiratie voor zowel het uitstellen van je feest, het opsplitsen van je feest of het re-organiseren van je feest in tijden van corona. 

Sta jij open voor de nieuwe realiteit die we de komende maanden noodgedwongen zullen moeten aanvaarden? Wil jij je feest re-organiseren en coronaproof maken? Of stel jij je feest liever uit naar 2021? Lees het volledig dossier ‘Trouwen in tijden van corona’  hier! 


Uitstel van je feest


Als we ons feest willen versplaatsen, stellen we dan best met enkele maanden uit of beter meteen naar volgend jaar?

Dit vinden wij een heel persoonlijke kwestie waarvoor je best rekening houdt met verschillende factoren.

Deze coronatijd duurt langer dan de meeste mensen hadden gedacht en zal nog een sterke nasleep krijgen. Daardoor hebben veel trouwkoppels bij aanvang van de lockdown hun feest op te korte termijn verplaatst en moeten zij hun feest mogelijks een tweede keer verplaatsen. Houd er rekening mee, als je nu nog je feest moet verplaatsen, dat de maanden juli en augustus geen zekerheid meer geven. We weten nog niet op welke manier feesten zouden mogen plaatsvinden tijdens deze zomermaanden. 

Ben je bereid om je feest tijdens de zomermaanden in een andere vorm te laten doorgaan, bijvoorbeeld in intiemere kring, dan kan je perfect nog even wachten tot 8/6 en kijken wat de nieuwe maatregelen dan zeggen. 

Zie jij het wel zitten om je lente- of zomerhuwelijk om te vormen tot een romantisch herfst- of winterhuwelijk, dan kan je jullie feest uitstellen naar het einde van het jaar. Enerzijds is de kans groter dat feesten dan terug uitgebreider mogen plaatsvinden. Anderzijds horen we wel de speculaties over een 'tweede corona golf' steeds talrijker worden. Ook naar het einde van het jaar toe zal je dus nooit helemaal zeker zijn of en hoe je feest kan doorgaan. 

Vind jij het toch héél belangrijk om dit jaar nog te trouwen, verzet je feest dan best met enkele maanden. Houd er dan wel rekening mee dat de situatie wellicht nog niet helemaal terug de oude zal zijn en je jouw feest misschien op een andere manier zal moeten inrichten. 

Heb jij je feest al 1 of 2 keer moeten uitstellen, of heb jij het helemaal gehad met al die onzekerheid, dan is het wellicht beter om je feest te verzetten naar 2021. We horen van vele trouwkoppels dat de rust voor hen eindelijk weerkeert wanneer zij die knoop hebben kunnen doorhakken. 

De boodschap is dus vooral om een prioriteiten lijst te maken met wat voor jou het belangrijkst is: wil je garantie dat al je gasten aanwezig kunnen zijn, wil je écht een dansfeest, wil je absoluut dit jaar nog trouwen of wil je net van die onzekerheid verlost zijn. Als je zulke vragen op een rijtje zet, dan komen jullie zeker tot de beste oplossing!


Hoe lang kan ik wachten met de beslissing om ons feest te verplaatsen? 

Als alles voor je feest geregeld is, kan je in principe vrij lang wachten om je beslissing te nemen. Wel kunnen we aanraden om toch ook een reserve datum vast te leggen. Want het vergt heel wat werk om al je leveranciers te contacteren én een nieuwe datum te vinden waarop al je leveranciers nog vrij zijn. Dit is geen gemakkelijke oefening en je wilt natuurlijk liefst al je oorspronkelijke leveranciers behouden. Daarom raden we aan om eerst die reserve datum vast te leggen en dan met je leveranciers te bespreken hoe lang je kan afwachten. 

Houd hier ook rekening met je gasten. Zij zullen ook graag weten of jullie feest kan doorgaan. Maak bijvoorbeeld een whatsapp of Messenger groep, een privé Facebook evenement of een besloten Facebook groep aan waar je jouw gasten regelmatig op de hoogte kan houden over de situatie. Iedereen zal begrijpen dat dit voor jullie niet gemakkelijk is en zal het geen probleem vinden om samen met jullie af te wachten, maar zij worden wellicht wel graag op de hoogte gehouden. 


Wat als onze feestzaal aandringt om die beslissing nu al te nemen, terwijl wij nog willen wachten? 

In dat geval is het mogelijks ook een goed idee om met je feestzaal (en je andere leveranciers) al een reservedatum af te spreken, zo hebben jullie beiden meer zekerheid dat je feest in elk geval kan doorgaan en kan je met je feestzaal afspreken hoe lang jullie de beslissing kunnen uitstellen. 


Zal mijn feestzaal (of andere leveranciers) wel aanvaarden dat ik een tweede optie vasthoud tot ik weet of onze trouw kan doorgaan? 

Ook hierover moet je natuurlijk goed met je leveranciers communiceren. Het is niet voor iedereen even gemakkelijk om tot het laatste moment te wachten om een feest al dan niet te laten doorgaan. Denk maar aan aankopen van eten, voorzien van personeel, ed. En je leveranciers moeten waarschijnlijk erg puzzelen om het overzicht te behouden over hun agenda's vol opties. Probeer daarom met je leverancier een bepaalde termijn vast te leggen waarbinnen je optie geldig blijft. Op dit moment zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken dat je optie tot 8/6 geldt, zodat je de volgende Veiligheidsraad kan afwachten. 


Wij trouwen later dit jaar en nog niet alles ligt vast. Gaan wij verder met de organisatie van ons feest of wachten we hier beter mee?

Wij zouden zeggen, ga zeker verder met je de organisatie van je feest. Mochten de maatregelen versoepelen, dan ben je ten minste voorbereid. Zelfs als je uiteindelijk toch beslist om je feest uit te stellen, ben je beter voorbereid. Je feest zal in elk geval doorgaan en dan heb je toch die decoratie nodig en die uitwerking van de ceremonie … Waarom zou je deze dingen dan nu al niet plannen? 

Ook hier, als je nieuwe samenwerkingen aangaat met leveranciers, maak dan goede afspraken over het eventueel verplaatsen van jullie feest. 


Wij zouden dit jaar trouwen in Italië. Zou dit kunnen doorgaan of verzetten wij ons feest best naar volgend jaar? 

Voor destination wedding adviseert Art of Events haar eigen klanten om het feest uit te stellen naar 2021. En wel om twee redenen. Ten eerste omdat er nog minder zekerheid bestaat over een heropening van de grenzen en wanneer dit mogelijk zou zijn. Zeker wanneer je weet dat  veel destination weddings net gepland zijn in zwaar getroffen landen zoals Spanje en Italië. En ten tweede omdat destination weddings ook voor je gasten veel kosten met zich mee brengen. Je kan van je gasten niet verwachten dat zij hun vliegticket, hotel, ed. tot twee maal toe annuleren en verplaatsen, want zij gaan hiervoor mogelijks geen terugbetaling meer ontvangen. 


Betaalde voorschotten


Mag mijn leverancier mijn voorschot inhouden als ik mijn huwelijksfeest annuleer?

Hier moet je een onderscheid maken tussen de situatie waarbij je feest verboden wordt door de overheid of waarbij er nog geen duidelijkheid is, maar jij wel al wilt annuleren. 

Wordt je feest verboden door de overheid, dan kunnen in theorie zowel jij als je leverancier zich op overmacht beroepen. Jij kan er niet aan doen dat je feest niet kan doorgaan en zou recht hebben op terugbetaling van je voorschot, maar je leverancier kan er ook niet aan doen dat je feest niet kan doorgaan en wil daarom je voorschot inhouden. Om deze reden kunnen we helaas geen pasklaar antwoord op deze vraag geven. 

Wel zien we in de feestsector heel veel solidariteit en merken we dat vele trouwkoppels dankzij een goed gesprek met hun leverancier tot een oplossing komen die voor beide partijen goed is. Komen jullie er echt niet uit, dan kunnen we alleen maar adviseren om juridisch advies in te winnen. 

Staat jouw feest gepland op een moment dat er nog geen zicht is op de maatregelen, dan zijn in principe de algemene voorwaarden van jullie overeenkomst van toepassing en moet je daar naar kijken. Maar ook hier geldt dat je met een goed gesprek met je leverancier vaak tot de beste oplossing kan komen. 


Mag mijn leverancier een extra vergoeding vragen voor het verplaatsen van mijn feest?

Hier geldt nagenoeg hetzelfde antwoord. Valt jouw feest in een periode waar feesten verboden zijn, dan kunnen jullie zich beide op overmacht beroepen. Valt jouw feest in een periode die nog onzeker is, dan moet je kijken naar de algemene voorwaarden en bekijken of hierin vermeld staat dat een extra vergoeding aangerekend kan worden bij verplaatsing van het feest. 


Mijn leverancier is failliet, krijg ik mijn voorschot nu nog terug?

Als jouw leverancier tijdens deze zware corona tijd failliet gaat, dan is de kans helaas klein dat je voorschot nog kan worden terug betaald. Meestal zullen er helemaal geen middelen meer zijn om jouw voorschot mee te kunnen terugbetalen. 


Social Distancing


Kan een feest gegeven worden rekening houdend met de veiligheidsmaatregel van 1,5 meter afstand? 

Wij zijn er van overtuigd dat dit kan! Maar we willen er wel meteen bij vertellen dat je feest er anders zal uitzien. 

Zowel Art of Events, als andere weddingplanners en ook vele feestzalen zijn aan het bekijken hoe zij zaalopstellingen kunnen voorzien zodat je feest toch kan doorgaan met behoud van voldoende afstand. Verschillende opstellingen werden al uitgeprobeerd en daaruit blijkt dat dit mogelijk is. Zowel met grote, lange tafels, als met ronde tafels. 

Wel moet je er rekening mee houden dat je veel meer oppervlakte zal nodig hebben om hetzelfde aantal gasten een plaats te kunnen geven en je feestzaal die capaciteit ook moet aankunnen. Had jij een feest gepland met 120 personen, dan is dat nu qua oppervlakte mogelijks niet haalbaar en zou je het aantal gasten moeten verminderen om iedereen comfortabel en veilig een plaats te kunnen geven. Wil je toch je oorspronkelijke aantal gasten behouden, dan moet je er rekening mee houden dat dit hogere kosten met zich mee brengt. Je moet daarvoor misschien een extra zaal huren, een grotere tent plaatsen, je hebt daarvoor meer tafels en wellicht ook meer personeel nodig. 

Daarom is het wel aan te raden om de grootte van je feest te herbekijken als je met deze 1,5m afstand regel rekening moet houden. 

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe zo’n opstelling er zou kunnen uitzien. Met een tafel van 1,5m breed. Je mag er natuurlijk wel rekening mee houden dat mensen uit dezelfde bubbel wel naast mekaar mogen zitten. Je hoeft dus niet iedereen op 1,5m afstand te zetten. Dat maakt het iets meer haarbaar que oppervlakte en ook weer iets gezelliger.  

Je zou hier ook grootouders en oudere mensen aan een aparte tafel op een iets grotere afstand van de andere tafels kunnen zetten, zodat zij het feest wel mee kunnen beleven, maar op een iets veiligere afstand. 


Bron: Art of Events

Hoe kan je omgaan met deze maatregel op een mooie en creatieve manier? 

Daar zijn heel veel mogelijkheden voor. Je kan de ruimte tussen de gasten bijvoorbeeld gezellig maken door kussens te gebruiken. Je kan ook werken met extra verlichting, extra bloemen, meer kaarsjes. 


Bron: Pinterest


Kunnen wij ook een dansfeest geven rekening houdend met deze maatregel?

Hier gaan we geen doekjes om winden, theoretisch zou dat mogelijk zijn, maar in de praktijk wordt stilaan duidelijk dat dit erg moeilijk zal zijn. De feestconcepten die nu worden uitgedacht door weddingplanners en feestzalen, zijn anders dan wat we gewend zijn. Maar, het is een nieuwe realiteit waar we ons bij moeten neerleggen als we en feest willen organiseren. Feesten gaat er anders uit zien. Deze zomer, misschien dit jaar gaat het niet meer het gewone ‘normaal’ zijn. En dat wil ook zeggen dat je wellicht geen dansfeest zal kunnen / mogen organiseren. 

Maar dat wil niet zeggen dat je geen prachtig feest kan organiseren. Je kan de focus op je feest veel meer leggen op andere onderdelen, zoals de ceremonie en het diner. 


En onze openingsdans dan? 

Uiteraard kunnen jullie wel nog altijd jullie openingsdans dansen en deze zal even romantisch zijn. Je gasten kunnen toekijken vanop hun plaats aan tafel en je kan even goed vuurwerkstokjes of andere lichtjes gebruiken om het extra romantisch te maken. 

Een tips is misschien wel om (als da kan) bij de opstelling van je zaal rekening te houden met je openingsdans en hiervoor een plekje centraal in de zaal te voorzien zodat al je gasten een mooie zicht hebben op jullie eerste dans. 


Hoe geef je je gasten een goed gevoel, zodat zij niet moeten stressen over corona en social distancing?

Wij zijn er van overtuigd dat dit het gemakkelijkst kan door de nieuwe realiteit te aanvaarden en je gasten daarover op voorhand goed te informeren. Laat hen weten welke maatregelen je genomen hebt om het feest veilig te laten verlopen. Laat hen weten op welke manier jullie ervoor gezorgd hebben dat iedereen veilig is, zodat je gasten zich al veilig voelen voor het feest plaatsvindt. 

Zet eventueel nog een informatie bord bij de inkom van het feest en stel je gasten daar nog eens gerust. Nadat je gasten op je feest binnenkomen, leg je 100% de focus op je feest zelf en niet meer op de maatregelen die je hebt genomen. Iedereen leeft intussen al meer dan 2 maanden in lock down. We zijn het allemaal gewoon geworden dat we afstand moeten houden, niet volop handen schudden en kussen geven. Je gasten zullen hier dus wellicht automatisch rekening mee houden. 

Wat ook altijd een verschil kan maken, is humor. Humor maakt elke situatie minder geladen. Maak bijvoorbeeld de aankondiging van je maatregelen luchtig, maak mondmaskers als nieuwe uitnodiging of mondmaksertjes waarop jullie veiligheidsmaatregelen worden uitgelegd. Of maak een corona pakketje voor elk van je gasten met een mondmasker in jullie thema, mini handgel, een meter om afstanden te kunnen meten, ed. 

Je organiseert een apart en uniek feest zoals niemand het je ooit heeft voorgedaan. Met een beetje originaliteit wordt het dan ook het mooiste en leukste feest van je leven en een feest dat niemand snel zal vergeten!


Bron: Art of Events


De nieuwe realiteit


Hoe kan je je trouwfeest creatief indelen als je maar een beperkt aantal gasten mag uitnodigen? 

De boodschap in deze tijden is inderdaad om creatief te zijn. ‘Think outside the box’. Hoe kan het ook super gezellig, lekker en een echt feest zijn? Een aantal ideetjes:

  • Laat één of meerdere foodtruck komen en nodig je gasten in groepjes uit. Laat zo gedurende enkele tijdsblokken of doorlopend gedurende de hele dag gasten langskomen voor jouw huwelijkstuinfeest.
  • Splits je dag in twee delen. Organiseer bijvoorbeeld rond de middag een eerste feest met familie. Je houdt een romantische ceremonie waar familieleden verhalen over jullie vertellen. Na de ceremonie wordt iedereen uitgenodigd voor een hapje van de foodtruck of een lunch aan tafel. Tegen de avond organiseer je een tweede feest met je vrienden. Je houdt opnieuw een ceremonie, met wellicht iets meer mopjes en genante verhalen over jullie en nadien opnieuw een hapje van de foodtruck of een diner aan tafel.
  • Of organiseer dit jaar een veel intiemer feest, kleinschalige maar zeker niet minder gezellig en waardevol, met een stijlvol diner. En houd het grote dansfeest voor volgend jaar.
  • Organiseer drie kleine feestjes op verschillende locaties. Je gasten blijven elk op hun feestje, maar jullie als trouwkoppel genieten van drie feesten op één dag en gaan op elk van de feesten langs. 


Wij willen ons trouwfeest verzetten naar een zondag. Waarop moeten wij letten? 

Een feest op zondag kan een fantastisch alternatief zijn de komende maanden, bijvoorbeeld als jouw feestzaal geen plekje op die druk bezette zaterdag meer vrij heeft. 

Want, de enige reden waarom je geen huwelijksfeest op zondag zou willen geven, is omdat je dan misschien niet kan doorfeesten tot in de vroege uurtjes omdat je gasten de dag nadien moeten werken. 

Aangezien we de komende maande onze manier van feesten beter herzien en dansfeesten minder waarschijnlijk zijn, kan een feest op zondag een prachtige invulling van jullie dag zijn. Maak er een soort outdoor familiefeest van, met een live band die voor de sfeer zorgt. Iedereen kan ook bijvoorbeeld zijn kinderen mee nemen. Voor hen kan je leuke animatie voorzien. Je kan je feest veel vroeger starten, bijvoorbeeld rond de middag met een romantische ceremonie en nadien een gezellige lunch. 


Uitnodigingen


Wanneer communiceer ik best de nieuwe datum van mijn feest? 

Het is inderdaad een moeilijke keuze wanneer je best de uitnodigingen of nieuwe uitnodigingen voor je feest verstuurd omdat er weinig zekerheid is in deze periode. Daarom adviseren we vooral om je uitnodigingen te versturen met de oorspronkelijke datum van je feest en daarbij ook meteen je plan B datum. Dat kan je op verschillende originele manieren doen met een klein extra kaartje. Daarnaast adviseren we vooral, zoals hierboven al eens gezegd, om je gasten op de hoogte te houden. Dit kan je bijvoorbeeld doen via een whatsapp groep en of een besloten Facebook groep of evenement. Het belangrijkste is dat je in contact blijft met hen, want ook zij wachten vol spanning of jullie feest zal doorgaan. Als je hierover goed communiceert, zullen zij met plezier samen met jullie wachten op een bevestiging van jullie feest. 


Wanneer stuur ik best nieuwe uitnodigingen als ik mijn feest met 1 jaar uitstel?

Volgens de etiquette zou je jouw save the date in principe 6 maanden voor het feest moeten versturen en je echte uitnodigingen 6 à 8 weken voor je feest. Nu is die etiquette natuurlijk volledig in de war gestuurd. Daarom hoef je zeker niet tot 6 à 8 weken voor je feest te wachten om je uitnodigingen te versturen. 

Geef je jouw feest bijvoorbeeld volgende zomer, dan kan je begin volgend jaar je uitnodigingen al versturen. Het is een mooie reminder voor je gasten en het is ook een leuke nieuwe start voor jullie als trouwkoppel.


Hoe kan ik iedereen opnieuw uitnodigen zonder volledig nieuwe huwelijksuitnodigingen te maken?

We begrijpen volledig dat je al een groot budget hebt geïnvesteerd in je huwelijksfeest en liever geen extra kosten maakt voor nieuwe uitnodigingen. Er zijn dan ook veel virtuele manieren om heel leuke uitnodigingen te versturen. Dat kan via whatsapp, mail of facebook en je kan er een leuke boodschap zoals ‘change of plans’ of ‘lets try this again’ aan toevoegen. De kaart kan je zelf ontwerpen bijvoorbeeld via de eenvoudige en gratis applicatie Canva

Moest jij je oorspronkelijke uitnodigingen nog versturen, voeg er dan gewoon een extra kaartje bij met de nieuwe datum of je ‘plan B’ datum zodat je gasten ook daar al rekening mee kunnen houden. Je kan dit op een originele manier doen, zonder grote extra kosten te moeten maken. Bovendien is het misschien wel leuk dat jullie oorspronkelijke datum ook op jullie uitnodiging vereeuwigt blijft. Dit was tenslotte toch jullie eerste datum.